Papel em extinção nas empresas

Redução de uso exige mudanças significativas nas organizações, mas traz benefícios que vão além da economia de papel e tinta

Meio milhão de reais. Esse é o valor gasto anualmente por um hospital de Londrinapara fazer aproximadamente oito milhões de impressões nos seus diversos departamentos. Imprimir um documento pode parecer inofensivo, mas quando fazem as contas do valor despendido com essa prática, muitas empresas passam a pensar seriamente em mudar a cultura do papel. 

A resposta para essa mudança vem com a tecnologia. O Hospital Evangélico iniciou testes de mobilidade para que a equipe de enfermagem possa consultar informações sobre o paciente – medicamentos e dosagens, por exemplo – ao escanear a sua pulseira no leito. A TI estuda se a chamada checagem à beira leito será feito através do smartphone ou de um notebook que pode ser carregado em um carrinho ou instalado nos quartos. 

No equipamento, a enfermagem também pode “dar baixa” no medicamento administrado e a informação vai diretamente para o faturamento, tudo de forma on-line. “Isso traz mais segurança para o paciente e otimiza um processo complexo que é o papel caminhar de setor a setor até chegar ao faturamento”, explica Carlos de Oliveira, gerente de TI (Tecnologia da Informação) da Aebel (Associação Evangélica Beneficente de Londrina). 

A expectativa é que a implantação da checagem à beira leito seja feita no segundo semestre de 2019. Com isso, o hospital espera economizar cerca de 60% com a redução de impressões e, em 2020, conquistar o nível máximo da certificação HIMSS – o nível sete -, concedido a hospitais “papel zero”. Apenas Rio de Janeiro e Recife possuem hoje estabelecimentos com essa certificação. 

Na visão de Brahim Malaque, sócio da startup QualityStorm junto com Laerte Zaccarelli, em setores altamente regulados, como farmacêutico, por exemplo, o orçamento com impressões pode ir de R$ 600 mil a R$ 2 milhões. “Dependendo da empresa, é possível digitalizar 30% a 50% dos processos.” A startup de Malaque oferece um aplicativo de digitalização de processos de inspeção de qualidade, de manutenção e de segurança do trabalho. A maioria desses processos ainda são feitos em papel e caneta, afirma o empresário. 

AGILIDADE 

A eliminação do papel dos processos internos das empresas traz mais que economia. A agilidade é o ponto mais crítico, na opinião de Luiz Gustavo Branco, coordenador de TI da Angelus, empresa de produtos odontológicos. Ao adotar uma ferramenta de BPM (Business Process Management), a companhia diminuiu o trânsito de papéis em diversas situações, como o gerenciamento de atividades – demandas corriqueiras de setor para setor -, inclusão e alteração de itens, gerenciamento de projetos, solicitação de serviços de TI, procedimentos de qualidade, avaliação de desempenho, manutenção de equipamentos. Há uma dificuldade apenas no setor produtivo, que não tem acesso ao sistema. No futuro, a Angelus pretende instalar totens no setor, para que os colaboradores possam consultar as especificações dos produtos. 

“O volume em dinheiro [economizado com impressões em papel] não é tão significativo quanto a agilidade que as ferramentas trazem”, reitera Branco. Hoje, quando um colaborador viaja, ele pode resolver pendências com documentos de qualquer lugar, através do smartphone ou computador. 

Na Midiograf, os indicadores da empresa são acessados por meio de uma ferramenta de BI (Business Intelligence). Requisições de material, ordens de produção, informações do holerite, documentos com instruções da ISO, tudo pode ser visto de maneira on-line. “Futuramente queremos colocar tablets na produção”, conta Ana da Rocha Périgo, gestora do setor de Qualidade. “O foco é a facilidade nos processos e perder menos tempo com aquilo.” 

ACURÁCIA 

Para Malaque, eliminar o papel dos processos internos das empresas e substituí-los por tecnologia também proporciona mais acurácia aos dados. Um exemplo é o registro de horário e localização de um evento, que podem ser extraídos do próprio sistema do aparelho que está sendo utilizado para a confecção de um documento. Um smartphone também pode fazer fotos para registrar problemas de segurança do trabalho, necessidade de manutenção de um equipamento ou um defeito em um produto. 

O uso de machine learning pode ainda fazer que o software “aprenda” a identificar problemas de segurança do trabalho através de imagens e notifique os responsáveis no futuro. “Há indústrias com áreas muito grandes que não ficam sabendo de problemas e riscos a tempo. Um papel, para chegar na área de segurança do trabalho, pode demorar muito tempo.” Com o uso de inteligência, também fica mais fácil consultar informações e extrair indicadores a partir de grandes quantidades de dados, o que é inviável quando os registros estão em papel. 

Mudança é tecnológica e cultural

O processo de eliminação do papel nas empresas passa por uma mudança tecnológica e também cultural. O Hospital Evangélico iniciou o trabalho de eliminação do papel em 2016 colocando uma rede wireless corporativa por todo o estabelecimento. Também trocou o cabeamento de rede e, esse ano, fez a aquisição de um data center no valor de mais de R$ 3 milhões. “Tínhamos o data center desde 2010, sendo que a vida útil de um equipamento de TI é de 60 meses”, conta Oliveira. Em paralelo, o hospital iniciou a emissão do certificado digital de todas as equipes para que os membros possam assinar os prontuários médicos e outros documentos digitalmente. 

Pâmela Manfrin, gerente de estratégia da empresa de alimentação Appetit, conta que 30% dos 56 projetos ativos da companhia são relacionados à redução de custos com papel. Algumas propostas surgiram dos próprios funcionários e envolvem medidas simples, como o uso de tela dupla no computador para evitar consulta de documentos físicos. A implantação desses projetos iniciou com um trabalho de conscientização e capacitação, afirma Manfrin. Depois, envolveu parcerias para uso de ferramentas tecnológicas, como para gestão eletrônica de documentos. A gerente estima investimento de cerca de R$ 120 mil com tecnologia para redução de custos com papel. 

“Além do custo, existe a questão da morosidade”, enfatiza Manfrin. A mudança de processos na empresa trouxe mais agilidade no trânsito de documentos entre os 11 estados em que a empresa está presente. Além disso, trouxe mais segurança às informações da companhia. Para a gerente, os custos do papel e da tinta são pequenos diante do impacto que a demora para a consulta de uma informação ou a vulnerabilidade de documentos pode ter.

Mie Francine Chiba Reportagem Local